En tidrapport är i sin usprungliga betydelse ett mycket enkelt dokument. Av tidrapporten skall framgå vilka åtgärder som vidtagits, vem som vidtagit åtgärderna och och hur lång tid dessa åtgärder har tagit. Idag är en tidrapport oftas betydligt mer komplex och består inte längre av ett dokument utan ingår istället som en funktion i större IT-system som inte endast hanterar tidsrapportering utan även en rad administrativa funktioner.
Vidare har kraven på specifikation ökat. I de situationer där man tidigare kunde göra en kort sammanfattning över ett par timmars arbete krävs ofta idag betydligt mer detaljerade redovisningar om enskilda åtgärder, telefonsamtal och mejlkommunikation där såväl med vem man kommunicerat samt tidsåtgången för det enskilda samtalet skall framgå. Detta gäller framförallt inom vissa yrkesgrupper, såsom t ex advokater på större byråer, där kraven på specificering ibland kan upplevas som väl långtgående. Kraven får ändock anses välmotiverade då det är fråga om yrkesgrupper som ”säljer sin tid” varför kraven på tidrapporteringen oundvikligen blir högre än i många andra yrken.
Utöver den detaljerade redogörelsen över åtgärder och tid skall ofta även de olika åtgärderna i tidrapporten registreras under viss klient och visst ärende vilket även det ibland kan vålla huvudbry, framförallt i större organisationer där kanske inte samtliga medarbetare kommer i direkt kontakt med kunden och därmed erhåller kännedom om kundens olika ärenden och uppdrag.
Oavsett vad som ovan angivits skall enkelheten och ”less is more” vara utgångspunkten vid utformningen av en tidrapport. En enkelt utformad och väl disponerad tidrapport, vare sig den är i pappersformat eller digitalt format, leder till en bättre och mer korrekt tidrapportering inom organisationen.
Det är för alla organisationer och företag helt nödvändigt att ha en fungerande och korrekt tidrapportering, detta gäller oavsett om organisationen eller företaget tillhandahåller tjänster eller fysiska produkter. Den tid som varje medarbetare ställer till förfogande är om inte den viktigaste så i vart fall en av företagets viktigaste resurser och det är förutsättning för en framgångsrik verksamhet att företaget vet hur denna resurs i detalj spenderas på olika aktiviteter. Utan en korrekt tidrapportering kommer företaget för eller senare att erhålla problem. Förhoppningen är att denna webbplats kan bistå med relevant information för implementeringen av en väl fungerande tidrapportering.
Vi tar tacksam emot idéer och tips om artiklar som vi kan publicera, programvara som kan rekommenderas m m. Så länge materialet kan vara av intresse för besökarna och avser t ex utformingen av en tidrapport eller olika system för skapande av tidrapporter är det värt att publicera.